Mettre en place un plan de développement des compétences: 7 étapes clés

Assimiler des savoir-faire et savoir-être utiles au travail est essentiel pour une carrière réussie. Les employés doivent acquérir, actualiser et perfectionner leurs connaissances pour bien tenir leur poste actuel ou futur. Raison pour laquelle certaines entreprises choisissent de mettre en place un plan de développement des compétences, malgré son caractère facultatif. Anciennement appelé plan de formation, ce document englobe l’ensemble des compétences jugées utiles pour la performance de l’organisation. Voici comment réussir le plan de développement des compétences en entreprise à travers 7 étapes simples.

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Plan de développement des compétences : définition

Quelle différence entre plan de formation et plan de développement des compétences ?

Qu’est-ce que le plan individuel de développement des compétences ?

Quelles sont les étapes pour mettre en place un plan de développement des compétences ?

1. Identifier les besoins de développement des compétences en entreprise

2. Proposer des outils de développement des compétences adaptés à chaque besoin

3. Evaluer, pour mettre en place un plan de développement des compétences dans le budget

4. Hiérarchiser les actions de formation du plan de développement des compétences

5. Collaborer avec le CSE pour valider le plan de développement des compétences

6. Appliquer et suivre le plan de développement des compétences

7. Faire le bilan des actions du plan de montée en compétences

Plan de développement des compétences : définition

Anciennement appelé plan de formation, le plan de développement des compétences est un document rassemblant l'ensemble des actions de formation choisies par un employeur. Cela se fait en fonction des besoins identifiés au sein de l’entreprise.

Bien que ce ne soit pas une obligation, les employeurs sont fortement incités à mettre en place un plan de développement de compétences. Les actions de formation se divisent en deux principales catégories :

• Les formations obligatoires ou nécessaires : en application d'accords ou conventions collectives, elles visent à acquérir des compétences que l'employé peut directement utiliser dans le cadre de ses fonctions.

• Les formations non-obligatoires : elles favorisent l’évolution professionnelle au sein ou en dehors de l'entreprise.

On peut aussi inclure d’autres actions de type bilan de compétences, validation des acquis de l'expérience (VAE) et lutte contre l'illettrisme dans ce plan.

L’employeur a la possibilité de désigner les collaborateurs à qui il souhaite faire bénéficier du plan de développement des compétences, sans aucune discrimination liée à leur :

• situation familiale

• âge

• origine ethnique

• ou activités syndicales.

Un salarié peut aussi bénéficier d’une formation, sur demande, après avoir obtenu l’accord de son employeur.

Quelle différence entre plan de formation et plan de développement des compétences ?

Le plan de développement des compétences est la nouvelle appellation du plan de formation depuis le 1er janvier 2019. L’objectif de ce changement est de passer d’un document qui exposait une liste de formations à effectuer, à un plan détaillant l’ensemble des compétences professionnelles à acquérir par l’entreprise.

Mettre en place un plan de développement de compétences permet dès lors de se focaliser non plus sur les moyens, mais sur les résultats.

Même si les différentes catégories ont été supprimées (pour mettre l’accent sur caractère obligatoire ou non du point de vue de la loi), l'obligation d'employabilité des salariés est maintenue.

L’autre différence entre plan de formation et plan de développement des compétences est que le second englobe :

• la formation

• le bilan de compétences

• et la Validation des Acquis de l’Expérience (VAE)

• tout en intégrant la possibilité de formation à distance.

Qu’est-ce que le plan individuel de développement des compétences ?

Le plan individuel de développement des compétences permet d’établir les besoins individuels de chaque employé à travers une rencontre d’appréciation de performance. Il tient aussi compte des intérêts du collaborateur afin de le garder engagé.

Pour que la mise en place du plan de compétences soit efficace, l’employé doit s’impliquer, tandis que l’employeur doit lui fournir tous les outils nécessaires.

Le plan de développement individuel (PDI) est très utile pour combler le gap existant entre le niveau actuel du collaborateur et le niveau défini (par exemple exigé par une promotion).

Quelles sont les étapes pour mettre en place un plan de développement des compétences ?

Pour mettre en place un plan de développement des compétences, il faut :

1. Identifier les besoins de développement des compétences en entreprise

2. Proposer des outils adaptés à chaque besoin

3. Budgétiser le plan

4. Hiérarchiser les actions de formation

5. Collaborer avec le CSE pour la validation

6. Appliquer et suivre le plan de développement des compétences

7. Faire le bilan.

1. Identifier les besoins de développement des compétences en entreprise

Pour mettre en place un plan de développement des compétences, l’entreprise doit commencer par identifier les besoins de formation.

Il s'agit de cerner les compétences (techniques, relationnelles, de gestion, etc.) à acquérir ou à améliorer chez les salariés. Ces besoins reposent sur les objectifs à atteindre, les éventuels problèmes à régler, ainsi que les changements futurs qui nécessitent une formation.

Les sources de besoins en formation sont nombreuses. Elles incluent à la fois l’aspect technologique, règlementaire, pratique et plus encore. Celles qui peuvent généralement déboucher sur des actions de formation incluent :

• Les problèmes et dysfonctionnements courants

• Les projets de changement ou d’investissement

• L’évolution des métiers ou des professions

• Et les changements culturels.

L’importance de l’identification des besoins

Lorsqu’il s’agit de mettre en place un plan de développement des compétences en entreprise, l’identification des besoins est essentielle pour :

• Avoir une vision globale de la situation et élaborer un plan cohérent

• S’assurer de bien cerner les problèmes de rendement liés à une formation insuffisante

• Investir dans le développement des compétences nécessitant vraiment une amélioration

• Instaurer un climat favorisant l’apprentissage et l’amélioration continue au sein de l’entreprise.

Le responsable de formation se doit d’identifier les besoins individuels (relatifs à chaque poste) et collectifs (concernant un groupe de personnes). Une analyse objective implique de prendre en compte les points forts et les points faibles de l’entreprise.

Cette première étape pour mettre en place un plan de développement des compétences revêt une dimension stratégique. Vous devez analyser le niveau de compétence que votre entreprise possède actuellement et réfléchir sur l’évolution future.

Les outils pour identifier les besoins en développement de compétences

Pour gagner en efficacité dans le processus, n’hésitez pas à créer vos propres outils. Le questionnaire est une solution très pratique pour sonder directement les personnes concernées. L’entretien professionnel peut aussi être très efficace pour déterminer les formations dont les salariés ont besoin.

Les conversations informelles sont un autre moyen de découvrir les compétences nécessaires chez ses subordonnés. Simple et sans coûts élevés, cet outil nécessite uniquement une bonne observation et l’écoute active. Il suffit de donner à l’employé l’occasion de faire des commentaires sur un sujet particulier, sans représailles.

Il est par ailleurs essentiel de classer les besoins par ordre de priorité. Cela permet de mettre en place un plan de développement des compétences qui correspond aux besoins individuels de chaque employé, tout en étant orienté vers les objectifs organisationnels.

Voici quelques astuces si vous souhaitez adopter une démarche d'upskilling pour assurer le développement des compétences de vos employés.

2. Proposer des outils de développement des compétences adaptés à chaque besoin

Le développement des compétences des employés peut s’effectuer à travers des activités diversifiées : dans une salle pédagogique traditionnelle ou par divers autres moyens. L’idéal est de présenter aux employés toutes les solutions disponibles pour les aider à combler le besoin décelé.

Les outils pour développer les compétences des employés incluent notamment :

La formation : très souvent, développement des compétences et formation professionnelle vont de pair. A défaut de suivre des formations en présentiel ou en ligne, l’employé peut développer ses compétences à l’aide de lectures et via le jeu ou la simulation.

Le coaching : l’employé peut se faire accompagner par un coach qui l’aide à développer des compétences liées au savoir-être et au savoir-faire.

Le mentorat : le mentor est une sorte de guide qui transfère son expérience et ses connaissances à l’employé au sein de l’entreprise.

Le parrainage : il s’agit pour l’employé d’apprendre de son parrain dans l’action, et ainsi acquérir de nouvelles compétences.

Le codéveloppement : c’est l’approche de groupe selon laquelle chaque membre peut partager des problématiques professionnelles pour améliorer individuellement sa pratique.

La conférence et le salon : c’est un bon moyen pour l’employé de mettre à jour ses connaissances, d’avoir le point de vue d’experts dans son domaine et de rencontrer ses pairs.

L’étude de cas : cet outil de développement des compétences des salariés favorise la compréhension de notions théoriques. Les collaborateurs ont l’opportunité de mettre en application des concepts clé à travers des cas concrets, généralement tirés de la vie réelle.

Les mises en situation : ces dernières obligent les participants à jouer un rôle, en imaginant différents scénarios, leur permettant de se placer au plus près de la réalité.

La rotation de poste : faire travailler un employé sur différents postes favorise la mobilité et crée une polyvalence au sein du personnel.

Lorsque les employés connaissent bien leur rôle, il leur est plus facile de contribuer à définir et mettre en place le plan de développement des compétences en entreprise.

3. Evaluer, pour mettre en place un plan de développement des compétences dans le budget

Pour bien mettre en place un plan de développement des compétences, il est essentiel d’aborder la question du coût et des prises en charges possibles. Cet aspect joue un rôle important lors de l’arbitrage.

Vous devez traduire le besoin de compétence identifié en contenu pédagogique, de façon aussi juste que possible. En consultant les catalogues d’organismes de formation, vous pourrez avoir une idée à peu près correcte des contenus, des durées et des coûts.

Les projets plus complexes nécessitent souvent une offre de formation spéciale. N’hésitez pas à cerner le besoin dans un cahier des charges et à interroger quelques prestataires pour avoir une idée de la durée nécessaire et du coût approximatif.

Au moment de faire le budget du plan de développement des compétences, pensez aussi à estimer :

• Les frais annexes (déplacements, repas, hébergement…)

• La rémunération des salariés en formation.

Vous pouvez faire toutes les précisions financières nécessaires en utilisant un modèle de plan de développement des compétences Excel.

Pour vous aider, voici un exemple de plan de développement des compétences modèle excel gratuit.

Si vous recueillez tous les besoins de manière consciencieuse, la première estimation des coûts peut surpasser le budget prévu pour mettre en place un plan de développement des compétences des salariés.

Pour garder leurs repères, la majorité des entreprises se fixent un seuil équivalent aux cotisations formation (cotisation légale + cotisation conventionnelle). Un arbitrage est alors nécessaire pour rester dans les limites du budget.

4. Hiérarchiser les actions de formation du plan de développement des compétences

Une fois les actions de développement des compétences des salariés connues, le responsable de formation doit les trier et les hiérarchiser.

Cela permet de déterminer les actions prioritaires pour investir vos efforts de formation là où ils sont le plus rentables, compte tenu des contraintes.

Pour ce faire, vous devez identifier :

• les priorités stratégiques

• les besoins en compétences les plus importants

• et le type d’employé qui a le plus besoin de formation au sein de l’entreprise.

L’arbitrage entre les besoins de développement des compétences en entreprise repose sur quatre grandes dynamiques :

• Les attentes de la direction

• Les attentes des salariés

• Le budget disponible

• L’offre du marché.

La budgétisation permet simplement d’estimer ce qui, du point de vue quantitatif, doit être reporté ou supprimé.

Les responsables de services jouent un rôle déterminant dans la hiérarchisation des actions de formation. Dans les plus petites entreprises, le responsable de formation est mieux placé pour éclairer techniquement les choix de la direction.

Vous devez aussi considérer les modalités de formation dans ce processus de sélection. Il existe des actions externes à l’entreprise, comme :

• le fait de solliciter un organisme de formation qui colle à un besoin spécifique

• des formations ouvertes et à distance (FOAD).

D’autres sont plutôt organisées en interne, permettant à certains salariés d’intervenir sur leur domaine de compétences. Dans ce dernier cas, l’engagement dans la transmission en interne des savoirs est un avantage qui vient s’ajouter à l’accessibilité du coût de la formation.

5. Collaborer avec le CSE pour valider le plan de développement des compétences

La formation professionnelle figure parmi les domaines de compétence des partenaires sociaux. D’où l’importance de collaborer avec le CSE pour mettre en place un plan de développement des compétences en entreprise. Ceci concerne notamment les entreprises de 50 salariés et plus.

Le CSE doit s’assurer que tous les salariés se sont bien exprimés et que leurs intérêts sont pris en compte dans les décisions liées à :

• la gestion et à l’évolution de l’entreprise

• l’organisation du travail

• la formation professionnelle entre autres.

Lorsque le plan de développement des compétences est pluriannuel, il doit être revu chaque année, et sa mise à jour présentée au CSE pour consultation. L’employeur doit au préalable mettre à la disposition de ses membres certaines informations contenues dans la Base de données économiques et sociales (BDES). Cela contribue à ce que les élus soient valablement informés.

Durant le processus de validation, l’employeur peut être poussé à ajuster le plan en considérant les suggestions des élus. Un procès-verbal est ensuite rédigé pour consigner les échanges et les votes émis par les membres du CSE.

6. Appliquer et suivre le plan de développement des compétences

Mettre en place un plan de développement des compétences implique de bien communiquer sur :

• le lancement du processus des inscriptions aux formations

• la conception des plannings

• et l’envoi des convocations entre autres.

Vous devez non seulement assurer le suivi logistique et administratif du projet, mais aussi appliquer les actions nécessaires pour faciliter l’engagement des collaborateurs. Ceci implique de leur donner toutes les clefs nécessaires pour accéder aux formations et monter en compétences.

Gardez à l’esprit que mettre en place un plan de développement des compétences n’est pas un processus rigide. Vous allez devoir réaliser des ajustements au fil du temps pour vous adapter aux éventuels changements, comme l’arrivée d’un nouvel employé ou l’émergence de nouvelles priorités.

Afin d'apporter votre soutien aux collaborateurs, il faut par ailleurs :

• Organiser des rencontres de suivi

• Attribuer des mandats ou des projets spéciaux qui favorisent l’application des nouvelles compétences

• Prévoir des périodes dédiées à des activités d’intégration des compétences, individuelles ou groupées

• Octroyer du temps sur les heures de travail ou aménager les horaires pour permettre aux employés de participer aux formations externes.

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7. Faire le bilan des actions du plan de montée en compétences

Après la mise en place d’un plan de développement des compétences, il est essentiel de s'assurer que l’investissement engagé a eu des retombées positives. Vous devez vérifier si :

• Les nouvelles compétences ont été acquises

• Les salariés formés ont gagné en performance

• les produits ou services ont gagné en qualité

• Les mobilités prévues se passent bien.

Le bilan doit s’effectuer tout au long du processus pour analyser si les objectifs fixés en choisissant certaines formations sont atteints. Cela permet aussi d'ajuster le dispositif au cas où les résultats obtenus ne sont pas optimaux.

Pour évaluer les répercussions du plan de montée en compétence, vous pouvez :

• Demander l’avis des employés sur l’activité de formation

• Évaluer ou observer l’employé avant et après l’activité

• Suivre les indicateurs de performance liés à la productivité, à la qualité, au service, etc.

Dernières pensées sur comment mettre en place un plan de développement des compétences

Mettre en place un plan de développement des compétences est avantageux sur de nombreux points. C’est un bon moyen pour :

• Assurer l’adaptation et l’employabilité des salariés

• Développer un avantage compétitif

• Améliorer la rétention des collaborateurs

• Motiver les collaborateurs

• Planifier les besoins en recrutement.

N’oubliez pas de faire un suivi pour vous assurer que les compétences acquises sont bien utilisées en milieu de travail.

Les données liées aux activités de développement des compétences des employés doivent être progressivement consignées dans un registre de formation ou dans les dossiers des employés.

Nous sommes ravis que ceci vous ait été utile…😊

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