Modèle fiche d'intégration nouveau salarié word + conseils pratiques

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Avoir un modèle de fiche d'intégration nouveau salarié word ou excel est essentiel pour optimiser un processus aussi important que l’onboarding. En effet, ce dernier peut avoir un impact majeur sur la satisfaction d’un employé au travail, son engagement et sa productivité. La mise en œuvre de ce programme est un travail d’équipe entre les managers et les responsables des ressources humaines. Ce plan inclut divers éléments, comme le détail des réunions, des formations techniques et de suivi des performances. Voici un modèle de plan d'intégration nouvel employé gratuit, ainsi que des conseils pour bien le personnaliser.

Accès rapide

A quoi devrait ressembler une bonne fiche d’intégration de nouveau salarié ?

Modèle fiche d'intégration nouveau salarié word à personnaliser

Quelles sont les 5 phases clés du modèle de plan d'intégration d'un nouveau salarié ?

Mail type de bienvenue pour les nouveaux salariés

Modèle plan d'intégration nouvel employé excel à personnaliser

5 conseils pour bien personnaliser un modèle de plan d'intégration nouvel employé

Exemple de planning d'intégration nouveau collaborateur

Check list pour l'intégration d’un nouveau salarié

Personnalisez votre modèle de fiche d’intégration pour nouveau salarié comme un pro

A quoi devrait ressembler une bonne fiche d’intégration de nouveau salarié ?

Une bonne fiche d’intégration de nouveau salarié doit répondre aux critères suivants :

• Accueillante et immersive

• Informative

• Bien structurée et cohérente

• Répartie dans le temps.

Accueillante et immersive

Les nouvelles recrues doivent se sentir accueillies et engagées dès le premier jour. Une excellente façon d’y parvenir est d’inclure des activités impressionnantes dans votre check list pour l'intégration d'un nouveau salarié.

En plus d’organiser une rencontre et une séance d’information spéciale, envisagez de mettre en relation chaque nouvel employé avec un mentor qui peut l'aider à naviguer dans le processus d'intégration.

Une étude de Microsoft a permis de démontrer que cette pratique peut augmenter la satisfaction et la productivité des employés.

Informative

Lorsque vous remplissez un modèle de plan d'intégration nouvel employé excel ou word, concentrez-vous sur des informations claires et concises. Celles-ci doivent aussi être présentées de manière conviviale et fluide.

Pour garder les choses simples, vous pouvez utiliser des méthodes telles que le microlearning. Cela aide les nouveaux employés à absorber et à mémoriser les informations.

En outre, accordez une attention particulière aux méthodes de livraison, car elles affectent la première impression des nouvelles recrues.

Par exemple, pour présenter les valeurs fondamentales de l'entreprise, il est bien préférable qu’un cadre supérieur dirige la discussion plutôt que d'utiliser une vidéo de formation.

Bien structurée et cohérente

Changer continuellement le processus d’intégration des nouveaux employés peut prêter à confusion.

Cela peut créer un sentiment d'incertitude dans la culture de l'entreprise ou amener le personnel à douter des capacités des dirigeants et des cadres supérieurs.

Vous devez vous assurer que toutes les nouvelles recrues passent par le même processus d'intégration pour garantir la cohérence.

Répartie dans le temps

Au lieu d’essayer de regrouper toutes les activités d’onboarding sur une seule journée, divisez le plan en petits morceaux.

Vous pouvez répartir votre modèle de fiche d'intégration pour nouveau salarié word sur quelques jours, voire quelques semaines. Cela évitera de surcharger les gens lors du processus d’intégration.

Modèle fiche d intégration nouveau salarié word à personnaliser

Voici un modèle de fiche d’intégration nouveau salarié word que vous pouvez personnaliser selon le poste de chaque nouvelle recrue. Il y a un espace prévu pour ses informations personnelles, ainsi que pour les détails liés aux objectifs et mesures clés de réussite, entre autres.

Si vous recherchez un modèle de fiche d'intégration nouveau salarié pdf, vous pouvez télécharger une copie sous ce format.

Accédez gratuitement à notre galerie de modèles pour les télécharger !

Quelles sont les 5 phases clés du modèle de plan d'intégration d'un nouveau salarié ?

Comme vous pouvez le voir dans le modèle de plan d'intégration nouveau employé pdf ci-dessus, le processus d'intégration suit en général cinq phases.

1. La phase de pré-intégration

Cette phase implique tout ce qui se passe avant le processus d’onboarding proprement dit. Il s’agit de vous préparer au bon déroulement de la première journée et de la première semaine du nouvel employé.

Personnalisez un mail type de bienvenue pour les nouveaux salariés

Afin qu’il se sente le bienvenu avant même son arrivée sur le lieu de travail, vous devez lui envoyer une lettre de bienvenue.

Un bon exemple de message de bienvenue au nouvel employé peut inclure des attentes concernant le timing et la gestion du temps. Précisez aussi ce à quoi il peut s'attendre lors de son premier jour au bureau, que ce soit virtuel ou en présentiel.

A ce propos, voici un exemple de message de bienvenue dans une entreprise.

Vous pouvez aussi télécharger ce mail type de bienvenue dans notre galerie de modèles.

D'autres éléments à inclure dans la check list de pré-intégration

En plus de rédiger et envoyer la lettre d’accueil, un modèle de plan d'intégration nouvel employé excel inclura aussi les tâches suivantes :

• Informer le reste du personnel qu’un nouvel employé est sur le point de rejoindre l'équipe

• Présenter le nouvel employé à son mentor par e-mail ou Zoom

• Configurer les comptes utilisateurs afin de faciliter l’accès à tous les outils et ressources nécessaires pour démarrer

• Mettre en place son poste de travail

• En cas de télétravail, vous assurer qu'il dispose de l'équipement de bureau à domicile nécessaire.

2. Le processus d'orientation du nouvel employé

Le processus d'orientation aide les nouveaux employés à se sentir à l'aise dans leur nouvel environnement de travail. C’est aussi un moyen d’enseigner la culture de votre lieu de travail et la manière dont vos pratiques s’y alignent.

Dans un modèle de fiche d’intégration de nouveau salarié, l'orientation a généralement lieu le premier jour ou la première semaine.

A ce niveau, votre check list pour l'intégration d'un nouveau salarié devrait inclure les tâches suivantes :

• Effectuer une visite physique du lieu de travail : salle de repos, toilettes, salles de réunion, places de parking et cuisine.

• Remplir les documents relatifs aux nouvelles embauches : formulaires fiscaux, de reconnaissance du manuel de l'employé, etc.

• Discuter des politiques de l'entreprise concernant les heures de travail, les pauses déjeuner et les demandes de congés.

• Présenter une vidéo d'orientation (ou organiser un tête-à-tête avec les RH) pour fournir les informations clés (culture, histoire, mission, vision et valeurs de l'entreprise), ainsi que les avantages offerts.

3. La formation et la prise de fonction

Une formation spécifique à un rôle ou sur le terrain permet aux nouveaux employés de se préparer pour les tâches qu'ils effectueront au quotidien.

A cette phase, le modèle de plan d'intégration d'un nouveau salarié inclut des tâches comme :

• Identifier tous les systèmes et outils dont une nouvelle recrue est susceptible d’avoir besoin pour commencer son travail.

• Décrire la journée de travail type, en incluant une liste des tâches et responsabilités quotidiennes.

• Expliquer les rôles des différents membres de l'équipe et comment la nouvelle recrue collaborera avec eux.

• Fournir des outils spécifiques au poste que la nouvelle recrue utilisera.

• Décrire les objectifs de l'entreprise et leur lien avec le rôle du nouvel employé.

Chaque employé de votre organisation doit disposer d'un plan de croissance stratégique clairement défini, qui décrit ses objectifs et ses responsabilités. Ce document doit être spécifique et se concentrer sur l'amélioration continue de l'employé au sein de son poste.

En outre, l’idéal est de choisir le type de formation adapté à chaque salarié. Vous pouvez utiliser un logiciel de gestion de formation pour dispenser des cours et suivre les progrès en un seul endroit.

4. Echange avec le manager et clarification des attentes

Cette phase du processus d'intégration consiste à établir des relations de travail positives, notamment avec le manager.

En général, il s’agit d’une réunion en tête-à-tête au cours de laquelle on aborde les problèmes potentiels et les solutions possibles pour éviter de futures frustrations.

5. Transition vers le nouveau rôle et établissement d'objectifs à court terme

La dernière étape d’un modèle de fiche d'intégration pour nouveau salarié est le passage du statut de nouvel employé à celui d'employé à part entière.

C'est le moment idéal pour fixer des objectifs à court terme. Un responsable doit mettre en évidence ce qu'on attend de la nouvelle recrue, et les facteurs clés qui seront utilisés pour l’évaluation des performances.

Vous devriez aussi demander des commentaires sur votre processus d'intégration afin de pouvoir améliorer le processus pour les futures nouvelles recrues.

A ce propos, voici un modèle de grille d'évaluation pour l'intégration des salariés avec des exemples de questions.

Modèle plan d'intégration nouvel employé excel à personnaliser

Ce modèle de plan d'intégration nouvel employé excel à personnaliser s’étend sur 1 an. Les tâches sont aussi réparties par acteur impliqué dans le processus d’intégration de la nouvelle recrue.

Accédez gratuitement à notre galerie de modèles pour les télécharger !

5 conseils pour bien personnaliser un modèle de plan d'intégration nouvel employé

Lorsque vous personnalisez un modèle de planning d'intégration de nouveau salarié, vous devez accorder une place de choix à certains aspects.

Cela inclut entre autres les évaluations de performance, les outils d’intégration, ainsi que la durée globale.

Planifiez des évaluations de performances régulières

Il est important de planifier des évaluations de performance tout au long de la première année d'emploi, et à mesure que votre nouvel employé s'adapte. Cela garantit qu’il suit son plan de croissance et atteint les indicateurs de réussite fixés.

Au moment de personnaliser votre modèle de fiche d’intégration nouveau salarié word, prévoyez des réunions en tête-à-tête avec le superviseur.

Au début du processus d'intégration, l’idéal est de le faire à la fin de chaque journée pour :

• Suivre les progrès

• Répondre aux questions

• Fournir des conseils supplémentaires.

Au fur et à mesure du processus d'intégration, ces réunions peuvent être espacées selon les besoins (un jour sur deux, une fois par semaine, etc.).

Quoi qu’il en soit, assurez-vous de programmer une rencontre au moins après les :

• 30 premiers jours de travail afin de vérifier si la nouvelle recrue dispose des outils et des ressources nécessaires pour réussir.

• 90 premiers jours de travail (considérés comme la période d'essai) pour partager des constats positifs sur le travail de l'employé. C'est aussi le moment d'établir les attentes en matière de performance et de découvrir ce dont l'employé a besoin d’autre pour réussir.

• Au-delà de la période d’essai pour garder l’employé motivé, engagé et productif.

Fournissez tous les outils d'intégration au nouveau salarié

Le premier jour de travail, votre nouvelle recrue doit recevoir du matériel d'intégration, comprenant des documents et une présentation générale de son nouveau rôle. Vous devez lui laisser le temps de digérer et remplir les documents nécessaires.

Toutes les informations personnelles dont vous avez besoin doivent être incluses dans la première section du kit d'intégration nouveau salarié. Même si vous le partagez par voie électronique.

Ceci dit, assurez-vous que votre kit d'intégration nouveau salarié inclut :

• Les formulaires liés à la paie

• Informations personnelles et numéros de contact en cas d'urgence

• Manuel de l'employé à examiner et à signer

• Politiques propres à votre entreprise et non couvertes dans votre manuel de l'employé (harcèlement sexuel, congés de maternité, etc.)

• Accord de confidentialité, de non-concurrence ou de non-divulgation

• Contrat de travail

• Description de l'emploi

• Autorisation de vérification des antécédents (le cas échéant)

• Approbation du dépistage des drogues (le cas échéant)

• Résumé des avantages

• Organigramme avec emails importants.

Établissez un planning d'intégration nouveau collaborateur sur au moins 90 jours

Un nouvel employé moyen doit accomplir en moyenne 54 activités pour mener à bien le processus d'intégration. Cependant, cela peut varier considérablement d'une entreprise à l'autre.

De manière générale, le processus d'intégration dure de trois à six mois. Dans certains cas, l’intégration se poursuit tout au long de la première année d’emploi. Pour être optimal, votre planning d'intégration nouveau salarié doit aller sur au moins 90 jours.

Après la pré-intégration, voici les principales phases suivantes :

• Premier jour

• Première semaine

• Premier mois

• Deuxième mois

• Troisième mois

• Barre des 90 jours.

Voici un exemple de planning d'intégration nouveau salarié pour vous inspirer. Vous pouvez aussi personnaliser ce modèle selon vos besoins.

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Identifiez les personnes à rencontrer pour mieux planifier les réunions

Une partie du processus d’intégration du nouvel employé consiste à rencontrer les membres de l’équipe et les partenaires avec lesquels il devra souvent travailler.

Vous devez dès lors dresser une liste de toutes les personnes à rencontrer au fil de ses premières semaines de travail. Servez-vous-en par la suite pour planifier des réunions de présentations au moment de remplir votre modèle de fiche d’intégration de nouveau salarié.

Le mentor choisi peut aussi émettre des suggestions quant aux personnes à rencontrer au cours des premières semaines.

Dans votre programme d’intégration, assurez-vous surtout que la nouvelle recrue dispose du temps nécessaire pour faire connaissance avec ses collègues. Cela peut passer par des événements collectifs (comme un déjeuner d’équipe le jour de son arrivée) ou des rencontres en plus petit comité.

Mettez en place une check list pour l'intégration de chaque nouveau salarié

La personnalisation d’un modèle de fiche d’intégration nouveau salarié word ou excel dépend de vos pratiques commerciales.

Pour garantir que toutes vos nouvelles recrues vivront une expérience d'intégration positive, envisagez de créer une check list d'intégration de nouvel employé.

Cette liste de contrôle peut inclure des éléments comme :

• La signature d'une lettre d'offre

• L'achat d'appareils et d'équipements

• La préparation des documents

• La création de comptes en ligne, etc.

Cette liste de contrôle sert de cadre aux responsables RH dans le processus d'intégration, et élimine le stress lors de l'intégration d'un nouvel employé.

Voici un modèle de check list pour l'intégration de nouveau salarié que vous pouvez utiliser pour optimiser votre processus d’onboarding.

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Personnalisez votre modèle de fiche d’intégration pour nouveau salarié comme un pro

Disposer d’un modèle de fiche d'intégration nouveau salarié word ou excel est essentiel pour optimiser un processus aussi important que l’onboarding.

Une bonne fiche d’intégration de nouveau salarié doit être :

• Accueillante et immersive

• Informative

• Bien structurée et cohérente

• Répartie dans le temps.

Si vous consultez un modèle de plan d'intégration de nouvel employé pdf, vous verrez que le processus suit ces cinq phases clés :

1. Pré-intégration

2. Orientation

3. Formation et prise de fonction

4. Echange avec le manager et clarification des attentes

5. Transition vers le nouveau rôle et établissement d'objectifs à court terme.

Lorsque vous personnalisez un modèle de planning d'intégration de nouveau salarié, assurez-vous de suivre ces conseils :

• Planifiez des évaluations de performances régulières

• Fournissez tous les outils d'intégration au nouveau salarié

• Établissez un planning d'intégration nouveau collaborateur sur au moins 90 jours

• Identifiez les personnes à rencontrer pour mieux planifier les réunions

• Mettez en place une check list pour l'intégration de chaque nouveau salarié.

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